elektronikus archiváló rendszer
elektronikus archiváló rendszer
- Wikipédia, a szabad enciklopédia
Elektronikus archívum. e-nyilvántartó rendszer - a rendszer strukturált tárolása elektronikus dokumentumok. tárolást biztosít a megbízhatóság, a titoktartás és a hozzáférési jogokat. végigkíséri az a használata a dokumentum, egy gyors és egyszerű keresést.
Az elektronikus archívum besorolása vállalati tartalomkezelés (Enterprise Content Management). Számos szervezet jöjjön végrehajtásának segítségével a megosztott mappák megosztott, de még nem áll készen a bevezetése elektronikus dokumentumkezelő rendszerek. gyakran nehézkes és bonyolult, ezért az elektronikus archívumok van elhelyezve, mint egy alap dokumentumot.
Jellemzői elektronikus archiválási rendszerek
Formulázzuk szabvány szerint MoReq II [1]:
Ez nem teszi lehetővé a változás a dokumentum;
Ez lehetővé teszi, hogy létezik egy egységes végső változata a dokumentum;
megtiltja a dokumentumok eltávolítása, kivéve néhány nagyon szabályozott helyzetekben;
tartalmaznia kell a szigorú tárolási szabályok;
magukban foglalják a szigorúan rendezett dokumentum szerkezete (besorolási séma), amely be van állítva a rendszergazda által;
Ez támogatja a napi munka, de elsődleges célja, hogy biztosítsa a biztonságos tárolására fontos üzleti dokumentumokat.
Jogi normák terén a tevékenység az elektronikus levéltár
Amíg a korai 90-es években voltak kitéve a jogi szabályozás csak KFFD részeként GAF. De a fejlődés az információs technológiák, elektronikus fájlok, beleértve a program pénzügyi forrásainak, adatbázisok és egyéb erőforrás-csoportok váltak jelentős alá a jogi szabályozásnak és még nagyobb mértékben a területen törvényi szabályozás.
Ennek része a jogszabályi rendelkezés az audiovizuális és az elektronikus archívumok fő témája a jogviszonyok vannak a médiában. archívumok és kisebb mértékben az egyének. Számos konkrét jogalkotási aktusok a jogviszonyok alanya az állam. Ez vonatkozik a létrehozását, tárolását és felhasználását az elektronikus források, amelyek fontos információkat tartalmaznak a szempontból az állam biztonsága. Az alapot a joggyakorlat, hogy azonosítsa a fájlokat információs rendszerek. Mint ilyen, a fájlok tartalmazzák: Information Resources (elsődleges és másodlagos hordozók információk dokumentálása); Az információs technológia (eszközök megőrzése dokumentumok, amely leírások és a dokumentumokhoz való hozzáférés).
Azaz, az információs rendszerek audiovizuális és elektronikus archívumok vannak kitéve, és szerves részét képezi információk kapcsolatok.
A bevezetése egy ilyen rendszer elsősorban kezdődik az igényeinek strukturált elektronikus információkat, függetlenül attól, hogy a szöveges dokumentumok, multimédia vagy grafika: az aláírt szerződéseket. elsődleges pénzügyi, valamint a műszaki és projekt dokumentáció.
Elektronikus archívum tartalmazza a következő alapvető funkciók:
dokumentumkezelő és hierarchikus file szerkezet (check-in / check-out, a biztonság, a szolgáltatás-menedzsment, hozzá attribútumokat dokumentumokat.);
Dokumentum képalkotó (digitalizálás transzformációs teljesítményét a különböző formátumok a papír dokumentumok.);
in-line bemenet - gyorsulása a bejegyzés egy nagy tömb a standard és változatos dokumentumok a rendszerbe;
Üzenetkezelő rendszerek, amelyek lehetővé teszik a felhasználók számára kommunikálni és hozzá feladatok és a pálya állapotának azok végrehajtását.
Attól függően, hogy a különböző fájlrendszer és rendeltetésszerű használat, vannak bizonyos funkciók, mint például:
automatizálásához levéltári kezelése - a formáció és nyilvántartási archív fájlokat, automatikus generációs nómenklatúra ügyek, számviteli és ellenőrzési a használati esetek;
Archives jogi és műszaki dokumentáció - frissítése funkció, hogy emlékeztesse a felhasználók, hogy ellenőrizni kell a relevanciáját bemutatott szabványos rendszer;
levéltárak pénzügyi (fizetési) dokumentumok - a minta funkció lehetővé teszi, hogy gyorsan megjelenik egy lista az összes szükséges dokumentumokat, például az adóellenőrzések.
arhiváláshoz szükséges irodai automatizálási rendszer szükséges az archívumban részlegek a vállalat. Aktívan részt vesz a levéltár, a különböző eseteket, nyilvántartást vezet, ellenőrzése kötelező tárolása dátum, és így tovább. D.
Elektronikus archív pénzügyi (számlázási) dokumentum egy olyan központosított felvétele és tárolása elektronikus képek az elsődleges pénzügyi és gazdasági iratok, szerződések és egyéb dokumentumok kapcsolódó gazdasági és pénzügyi tevékenysége a vállalkozás.
Elektronikus archív tervdokumentáció projekt lehetővé teszi a szervezetek tárolja a teljes körű dokumentumok, mint például: a rajzokat. becslése. magyarázó megjegyzéseket és így tovább.
Elektronikus archív műszaki dokumentáció, amelyet olyan szervezetek, amelyek tevékenysége kapcsolódik a termékértékesítésre és tárolását biztosítja kísérő műszaki dokumentáció (használati útmutatót. Műszaki, stb.)
Elektronikus archívuma jogi dokumentáció tartalmazó szerződések és a kapcsolódó dokumentációt;
Elektronikus archívum a személyzet dokumentáció tárolására használt személyes fájlokat, munkaszerződések. parancsokat és utasításokat. utasítások és szabályok a vállalaton belül;
Elektronikus archív tervdokumentáció lehetővé szervezni hozzáférést példányban a rajzokat. kortól függetlenül.
Létrehozásának lépéseit elektronikus archívumát
A több szakaszban történő létrehozásának egy ilyen rendszer függ, amelynek erők fogja végrehajtani egy ilyen projekt - a szervezet vagy a vállalat-megbízók. Általában a sorrend a következő:
A felmérés cég. Az eredmény kell egy dokumentumot, amely a jelenlegi állapot a dokumentum, amelyet található az archívumban, a szám, szerkezetét és a kapcsolatok. Azt is meg kell adnia információkat a bontások, amely használja az archívumot, technikai és politikai alapú cégek, a lehetőséget a más rendszerekkel való integráció, amelyek szükségessé teszik a hozzáférést, valamint a szint a személyzet képzése. Az e dokumentum alapján íródott feladatmeghatározás.
Telepítése és konfigurálása elektronikus archiváló rendszer. Ebben a szakaszban is vásárolt (ha szükséges) berendezések threading bemeneti iratok (ipari szkennerek. Szerverek és munkaállomások dokumentum-feldolgozó állomás) és a hosszú távú biztonságos tárolás (RAID-tömbök. A különböző médiumok könyvtár).
Töltő rendszer, a leginkább időigényes folyamat, amely tartalmaz:
Dokumentumok szkennelése - az előkészítő és befejezve minőségének ellenőrzésére a kép után kapott digitalizáló;
Bevinni az adatokat a rendszer, amely magában, vagy legalábbis, a teremtés elektronikus dokumentum kártyákkal leírja a jellemzőit, vagy - a teljes szövegű adatbázis rendelkezésre álló iratok és adatok ellenőrzése.
Meg kell különböztetni a sortűz bejegyzést - egyszeri belépési a nagy tömb képező iratok a levéltár - és a jelenlegi bejegyzés - átvizsgálja az aktuális dokumentumok és azok későbbi bevinni a rendszerbe, amint elérhetővé válnak.
Integrálása az elektronikus archiválási rendszer egy papír archívum. A munka magában foglalja a választás attribútumok közös rendszerezése a papír és elektronikus archiválási része az archívumnak. Lehetőség van, hogy egy fordítást a papír archív fájl egyik Systems Management papíralapú dokumentumok.
Magyar piacon az elektronikus levéltár
A szoftverfejlesztők a szervezet az elektronikus archívumok (. Company ReDocs, DocuWare «ITS - Rendszer integráció” Alee Software Corporation "Electronic Archive" Arhisoft "EOS" Company "Dokflou Legjobb Praktis" ......);
Szállítók és készülékgyártók (Trial Electronics Corporation PLC "Elektronikus Levéltár" Pirit Canon Kodak ....);
A fejlesztők elektronikus dokumentumkezelő és workflow rendszerek (EOS DocsVision OPTIMA-WorkFlow ..);
A fejlesztők optikai karakter felismerő rendszerek (ABBYY Cuneiform OmniPage ..);