elektronikus archiválási rendszer alapvető funkciók, típusát és fejlettségi - elektronikus archívumát a szervezet
elektronikus archiválási rendszer: alapfunkciók, típusai és a fejlettségi
Kezdeni, meg kell határozni a fogalmát az elektronikus archiválási és elektronikus archiváló rendszer.
Elektronikus archívum elektronikus archiváló rendszer - egy olyan rendszer strukturált elektronikus dokumentumok tárolását, amely tárolás megbízhatóság, a titoktartás és a hozzáférési jogok történetét nyomon követő használata a dokumentum, egy gyors és egyszerű keresést.
Az elektronikus archívum besorolása vállalati tartalomkezelés (Enterprise Content Management). Számos szervezet jöjjön végrehajtásának segítségével a hálózati mappák nyilvános, de még mindig nem áll készen a bevezetése elektronikus dokumentumkezelő rendszerek, gyakran terjedelmes és bonyolult, ezért az elektronikus levéltár van elhelyezve, mint egy alap dokumentumot.
Jellemzői elektronikus archiválási rendszerek megfogalmazott szabvány szerint MoRedII MoRedII: Modell Követelmények az elektronikus iratok kezelése:
· Ne hagyja, hogy a változás a dokumentum;
· Hagyja a létező egységes végső változata a dokumentum;
· Ne távolítsa el a dokumentumot, eltekintve néhány jól kontrollált helyzetekben;
· Tartalmaznia kell szigorú tárolási szabályok;
· Tartalmaznia kell szigorúan rendezett dokumentum szerkezete (besorolási séma), amely be van állítva a rendszergazda által;
· Támogatja a napi munkát, de elsődleges célja, hogy biztosítsa a biztonságos tárolására fontos üzleti dokumentumokat.
Azt is ki kell emelni a jogi normákat a tevékenységi körébe az elektronikus archívumok.
Amíg a korai 90-es években voltak kitéve a jogi szabályozás csak KFFD részeként GAF. De a fejlődés az információs technológiák, elektronikus fájlok, beleértve a program pénzügyi forrásainak, adatbázisok és egyéb erőforrás-csoportok váltak jelentős alá a jogi szabályozásnak és még nagyobb mértékben a területen törvényi szabályozás.
Ennek része a jogszabályi rendelkezés az audiovizuális és az elektronikus archívumok fő témája a jogviszonyok a médiafájlokat, és kisebb mértékben az egyének. Számos konkrét jogalkotási aktusok a jogviszonyok alanya az állam. Ez vonatkozik a létrehozását, tárolását és felhasználását az elektronikus források, amelyek fontos információkat tartalmaznak a szempontból az állam biztonsága. Közép-a jogalkotási gyakorlat, hogy azonosítsa a fájlokat információs rendszerek. Mint ilyen, a fájlok tartalmazzák: Information Resources (elsődleges és másodlagos hordozók információk dokumentálása); információtechnológiai (eszközök megőrzése dokumentumok, amely leírások és a dokumentumokhoz való hozzáférés).
Azaz, az információs rendszerek audiovizuális és elektronikus archívumok vannak kitéve, és szerves részét képezi információk kapcsolatok.
A bevezetése egy ilyen rendszer, először kezd azzal, hogy strukturálni az elektronikus információkat, függetlenül attól, hogy a szöveges dokumentumok, multimédia vagy grafika: aláírt szerződéseket, az elsődleges pénzügyi, valamint a műszaki és projekt dokumentáció.
Elektronikus archívum tartalmazza a következő alapvető funkciók:
· A dokumentumok kezelése és hierarchikus fájl szerkezetét (check-in / check-out, a biztonság, a szolgáltatás-menedzsment, rendeljen attribútumok dokumentumok);
· Dokumentum képalkotó (digitalizálás, transzformáció, képviselet különböző formátumú papír dokumentumok);
· -Line bemenet - gyorsulása a bejegyzés egy nagy tömb a standard és változatos dokumentumok a rendszerbe;
· Információs rendszer, amely lehetővé teszi a felhasználók számára kommunikálni és hozzá feladatok és a pálya állapotának azok végrehajtását.
Attól függően, hogy a különböző fájlrendszer és rendeltetésszerű használat, vannak bizonyos funkciók, mint például:
· Automatizálási rendszerek levéltári kezelése - a formáció és nyilvántartási archív fájlokat, automatikus generációs nómenklatúra ügyek, számviteli és ellenőrzési a használati esetek;
· Archívum szabályozási és műszaki dokumentáció - frissítése funkció, hogy emlékeztesse a felhasználók, hogy ellenőrizni kell a relevanciáját bemutatott szabványos rendszer;
· Archives pénzügyi (fizetési) dokumentumok - a minta funkció lehetővé teszi, hogy gyorsan megjelenik egy lista az összes szükséges dokumentumokat, például az adóellenőrzések.
arhiváláshoz szükséges irodai automatizálási rendszer szükséges az archívumban részlegek a vállalat. Aktívan részt vesz a levéltár, a különböző eseteket, nyilvántartást vezet, ellenőrzése kötelező tárolása dátum, és így tovább. D.
Az elektronikus archiválási van osztva fajok, például:
1. Elektronikus archív pénzügyi (számlázási) dokumentum egy olyan központosított felvétele és tárolása elektronikus képek az elsődleges pénzügyi és gazdasági iratok, szerződések és egyéb dokumentumok kapcsolódó gazdasági és pénzügyi tevékenysége a vállalkozás;
2. Az elektronikus archívuma tervdokumentáció projekt lehetővé teszi a szervezetek tárolja a teljes körű dokumentumok, mint például: rajzok, becslések, magyarázó megjegyzések, és még sok más;
4. Az elektronikus archívuma műszaki dokumentáció, amelyet olyan szervezetek, amelyek tevékenysége kapcsolódik a termékértékesítésre és tárolását biztosítja kísérő műszaki dokumentáció (felhasználói kézikönyvek, műszaki előírásokat, és így tovább.);
5. Az elektronikus archívuma jogi dokumentáció tartalmazó szerződések és a kapcsolódó dokumentációt;
6. Az elektronikus archiválást a személyi dokumentáció tárolására használt személyes fájlokat, munkaszerződések, megrendelések és tolóerő-zheny, utasítások és előírások a vállalaton belül;
7. Az elektronikus archívuma tervdokumentáció lehetővé szervezni hozzáférést példányban a rajzok, függetlenül a koruktól.
Határozza meg, hogy milyen típusú és funkciók rejlő elektronikus archiválási, ne feledkezzünk meg a szakaszában létrehozása elektronikus archívumát.
A több szakaszban történő létrehozásának egy ilyen rendszer függ, amelynek erők fogja végrehajtani egy ilyen projekt - a szervezet vagy a vállalat-megbízók. Általában a sorrend a következő:
§ vizsgálata a cég. Az eredmény kell egy dokumentumot, amely a jelenlegi állapot a dokumentum, amelyet található az archívumban, a szám, szerkezetét és a kapcsolatok. Azt is meg kell adnia információkat a bontások, amely használja az archívumot, technikai és politikai alapú cégek, a lehetőséget a más rendszerekkel való integráció, amelyek szükségessé teszik a hozzáférést, valamint a szint a személyzet képzése. Az e dokumentum alapján van írva a feltételek meghatározása;
§ telepítése és konfigurálása az e-nyilvántartó rendszer. Ebben a szakaszban is vásárolt (ha szükséges) berendezések threading bemeneti iratok (ipari szkennerek, szerverek és munkadokumentum feldolgozó állomás) és a hosszú távú biztonságos tárolás (RAID-tömbök, könyvtárak, különböző eszközök);
§ töltő rendszer, a leginkább időigényes folyamat, amely tartalmaz:
§ Dokumentumok szkennelése - az előkészítő és befejezve minőségének ellenőrzésére a kép után kapott digitalizáló;
§ Írja be az adatokat a rendszer, amely magában, vagy legalábbis, a teremtés elektronikus dokumentum kártyákkal leírja a jellemzőit, vagy - a teljes szövegű adatbázis rendelkezésre álló iratok és adatok ellenőrzése.
Meg kell különböztetni a sortűz bejegyzést - egyszeri belépési a nagy tömb képező iratok a levéltár - és a jelenlegi bejegyzés - átvizsgálja az aktuális dokumentumok és azok későbbi bevinni a rendszerbe, amint elérhetővé válnak.
§ Az integráció az elektronikus levéltári rendszer egy papír archívum. A munka magában foglalja a választás attribútumok közös rendszerezése a papír és elektronikus archiválási része az archívumnak. Lehetőség van, hogy egy fordítást a papír archív fájl egyik Systems Management papíralapú dokumentumok.
elektronikus archiválási dokumentum tárolás