Az excel 2018 trükkjei, amelyek egyszerűsítik a táblákkal való munkát
Sokan, évek óta a Microsoft Excel használatával, nem is tudnak a program jellemzőiről, egyszerűsítve a táblázatokkal való munkát. Ebben a cikkben néhány figyelemre méltó funkciót fogunk megnézni:
Adatok csoportosítása
Ha az áruk árlistáját előkészíti, akkor jó lenne aggódni a használatának kényelméről. Nagyszámú pozíció egy lapon arra kényszerít bennünket, hogy használjuk a keresést, de mi van akkor, ha a felhasználó csak a választást választja, és nem tudja elképzelni a nevet? Az internetes könyvtárakban a probléma megoldható termékcsoportok létrehozásával. Tehát miért nem ugyanezt az Excel munkafüzetben?
A csoportosítás megszervezése elég egyszerű. Válasszon ki több sort, majd kattintson a Csoport gombra az Adatok lapon (lásd 1. ábra).
1. ábra - Csoportosítás gomb
Ezután adja meg a csoportosítás típusát - sorok szerint (lásd a 2. ábrát).
2. ábra - A csoportosítás típusának kiválasztása
Végül, nem kapjuk meg ... amire szükségünk van. Az áruk sorai összevonódtak az alatta feltüntetett csoportba (lásd a 3. ábrát). A könyvtárakban általában van egy címsor, majd a tartalom.
3. ábra - Sorok csoportosítása "lefelé"
Ez nem programhiba. Úgy tűnik, a fejlesztők úgy vélték, hogy a sorok csoportosítását főként a pénzügyi kimutatások fordítói végzik, ahol a végeredmény a blokk végén történik.
A sorok "fel" csoportosításához meg kell változtatnia egy beállítást. Az Adatok lapon kattintson a Struktúra rész jobb alsó sarkában lévő kis nyílra (lásd a 4. ábrát).
4. ábra - A szerkezeti beállítások ablakának megjelenítéséért felelős gomb
A megnyíló beállítások ablakban törölje az adatok alatt található sorok Totals elemét (lásd az 5. ábrát), majd kattintson az OK gombra.
5. ábra - A struktúra beállításai ablak
Minden létrehozott csoport automatikusan átvált a "felső" típusra. Természetesen a beállított paraméter a program további viselkedését is befolyásolja. Mindazonáltal el kell távolítania ezt a jelölőnégyzetet minden egyes új lapra és minden új Excel munkafüzetre. a fejlesztők nem látták el a "globális" csoportosítási típus beállításait. Hasonlóképpen nem használhat különböző típusú csoportokat egyetlen oldalon belül.
Ha ezt a funkciót használja, nyomja meg az OK gombot az előugró ablakban, és egyetlen megközelítésben nem tud összeállítani nem kapcsolódó tartományokat.
6. ábra - Többszintű katalógusrendszer Excel-ben
Most már kinyithatja és bezárhatja a katalógus egyes részeit, a bal oldali oszlopban a pluszok és a mínuszok segítségével (lásd a 6. ábrát). A teljes szint kibontásához kattintson a tetején lévő egyik számra.
Ha a sorokat a hierarchiában magasabb szintre szeretné hozni, használja az Univerzálás gombot az Adat lapon. A csoportosítás teljes megszüntetéséhez használhatja a menüelemet Törlés struktúra (lásd 7. ábra). Legyen óvatos, nem vonhatja vissza a cselekvést!
7. ábra - Távolítsa el a sorok csoportosítását
Rögzítő laprégiók
Gyakran az Excel táblázatokkal való munka során szükségessé válik a lap bizonyos területeinek rögzítése. Lehetnek például sorok / oszlopok, vállalati logó vagy egyéb információk.
Ha megjavítod az első sort vagy az első oszlopot, akkor minden nagyon egyszerű. Kattintson a Nézet fülre, és a Pinpoints legördülő menüben válassza ki a "Lock Top Line" vagy "Pin First Column" elemeket (lásd a 8. ábrát). Mindazonáltal a sor és az oszlop nem fagyasztható így.
8. ábra - Sor vagy oszlop rögzítése
A rögzítés eltávolításához jelölje ki a Jelölje be a régiók opciót ugyanabban a menüben (az elem a "Fagyasztási területek" sor helyébe lép, ha a "fagyot" az oldalon használja).
De a sorok és oszlopok sorainak vagy sorainak rögzítése nem annyira átlátható. Három sort választasz, kattints a "Pin területek" elemre. és ... Excel "lefagy" csak kettőt. Miért van így? Még rosszabb lehetőség is lehetséges, ha a területeket kiszámíthatatlan módon rögzítik (például két sort választunk ki, és a program a tizenötödik után határokat határoznak meg). De nem írjuk le a fejlesztő hibájaként, mert az egyetlen helyes módja ennek a funkciónak a használatához.
Kattints a cellára a sorok alatt, amelyeket meg akarsz horgonyozni, és ennek megfelelően a rögzített oszlopok jobb oldalán, majd csak a "zárolási területek" elemet. Példa: a 9-es cellában a B cellát osztjuk ki, ezért három sor és az első oszlop rögzül, amely a helyén marad, ha a lapot vízszintesen és függőlegesen görgeti.
9. ábra - A sorok és oszlopok területét rögzítjük
A horgonyzott területekre háttérkitöltést alkalmazhat, amely jelzi a felhasználónak a sejtek sajátos viselkedését.
Lap leforgatása (sorok felváltása oszlopokkal és fordítva)
Képzeljen el egy ilyen helyzetet: több órát dolgozott az Excel táblázatban, és hirtelen rájött, hogy a szerkezet helytelenül van megtervezve - az oszlopfejléceket oszlopokban sorokban vagy sorokban kell írni (ez nem számít). Mindent kézzel újra felvenni? Nincs! Az Excel olyan funkcióval rendelkezik, amely lehetővé teszi, hogy egy 90 fokos lapot forgasson, ezáltal a sorok tartalmát oszlopokra mozgatja.
10. ábra - Forrás táblázat
Tehát van egy olyan táblázat, amelyet "el kell forgatni" (lásd a 10. ábrát).
- Válassza ki az adatokat tartalmazó cellákat. A cellákat kiválasztják, nem pedig sorokat és oszlopokat, különben semmi sem fog megjelenni.
- Másolja őket a vágólapra egy billentyűparancs segítségével
vagy más módon. - Átmegyünk az aktuális lap üres lapjára vagy szabad területére. Fontos: az aktuális adatok feltöltése nem lehetséges!
- Az adatokat egy billentyűkombinációval illesszük be
és a Beillesztési beállítások menüben válassza a Átvitel opciót (lásd a 11. ábrát). Alternatív megoldásként használhatja a Beillesztés menüt a Home (Kezdőlap) lapon (lásd a 12. ábrát).
11. ábra - Beszúrás az átültetéssel
12. ábra - Átvétel a főmenüből
Ez az egész, az asztal forgása befejeződött (lásd 13. ábra). Ebben az esetben a formázás mentésre kerül, és a képletek a cellák új pozíciójának megfelelően változnak - nincs szükség rutinmunkára.
13. ábra - Fordulási eredmény
Kijelző képletek
Néha olyan helyzet áll fenn, ahol nem találja meg a megfelelő formulát a nagyszámú sejt között, vagy csak nem tudja, mit és hol nézzen ki. Ebben az esetben szükséged lesz arra, hogy a számítások eredményét, de az eredeti formulákat ne adja meg a lapon.
Kattintson a Formátumok megjelenítése gombra a Formulák lapon (lásd a 14. ábrát), hogy módosítsa az adatmegjelenítést a lapon (lásd 15. ábra).
14. ábra - képletek megjelenítése gomb
15. ábra - Most a képlet látható a lapon, nem pedig a számítás eredményei
16. ábra - A sejtfüggéseket a nyilak mutatják
A függőségek elrejtése az Eltávolítás nyilak gombra kattintva.
Mozgó sorok a cellákban
Gyakran az Excel könyvekben hosszú feliratok vannak, amelyek nem férnek bele a cellába a szélességben (lásd a 17. ábrát). Természetesen kiterjesztheti az oszlopot, de nem mindig elfogadható ez az opció.
17. ábra - A feliratok nem illenek a cellákba
Válassza ki a hosszú címkével rendelkező cellákat, és kattintson a Transzfer szöveg gombra a Fő fülön (lásd: 18. ábra), hogy a többsoros kijelzőre ugorjon (lásd a 19. ábrát).
18. ábra - "Szövegcsomagolás" gomb
19. ábra - A szöveg többsoros megjelenítése
Szöveg elforgatása egy cellában
Az Ön preferenciáitól függően kétféle módon teheti meg:
- Először hozzon létre egy feliratot, majd forgassa el.
- Állítsa be a címke forgatását a cellában, majd írja be a szöveget.
Az opciók kissé eltérnek, ezért csak az egyiket vegye figyelembe. Először kombináltam hat sorból a kombinált gombbal és elhelyeztem középpontba a fő fülön (lásd a 20. ábrát), és egy általános feliratot írtam (lásd: 21. ábra).
20. ábra - Cella egyesítés gomb
21. ábra - Először vízszintes aláírást hoz létre
Ezután ismét a Fő fülön kattintson a szöveg iránygombra, és válassza a legördülő listában a "Felforgatás felfelé" elemet (lásd a 22. ábrát).
22. ábra - Szövegfordulási gomb
Ezenkívül csökkentheti az oszlop szélességét (lásd 23. ábra). Kész!
23. ábra - Függőleges cellaszöveg
Ha ilyen kívánság van, a szöveg forgatásának szögét manuálisan állíthatja be. Ugyanabban a listában (lásd a 22. ábrát) válassza ki a Cella-igazítás formázása lehetőséget, és a megnyíló ablakban adja meg a tetszőleges szöget és az illesztést (lásd 24. ábra).
24. ábra - Adja meg a szöveg elfordulási szögét
A sejtek formázása állapot szerint
Az első dolog, hogy kiválasztja a sejteket. Ezután a Fő fülön kattintson a Feltételes formázás gombra, és válassza ki az üres elemeket (lásd 25. ábra). Az eredmény megjelenik a lapon egyszerre, így nem kell sokáig megy át a beállításokat.
25. ábra - A feltételes formázási munkadarab kiválasztása
A hisztogramok meglehetősen érdekesnek tűnnek, és jól tükrözik az árinformáció lényegét - annál magasabb, annál hosszabb a szegmens.
A színskálák és ikonkészletek különböző állapotok jelzésére használhatók, például átmenet a kritikus költségekről a megengedett értékekre (lásd 26. ábra).
26. ábra - Színskála pirosról zöldre közepes sárga színnel
A hisztogramokat, skálákat és ikonokat ugyanabban a cellatartományban kombinálhatja. Például a 27. ábra hisztogramjai és ikonjai megmutatják az eszközök engedélyezett és túl alacsony teljesítményét.
27. ábra - A hisztogram és ikonkészlet egyes hagyományos eszközök teljesítményét tükrözi
A feltételes cellaformázás törléséhez jelölje ki őket, és a feltételes formázási menüben válassza a Törölt szabályok elemet a kiválasztott cellákból (lásd 28. ábra).
28. ábra - A feltételes formázási szabályok eltávolítása
Szűrők használata
A szűrők lehetővé teszik, hogy gyorsan megtalálja a megfelelő információkat egy nagy asztalon, és képviselje azt kompakt formában. Például egy hosszú könyvtárból kiválaszthatja a Gogol műveit, és egy számítógépes tároló árát - az Intel processzorokat.
A legtöbb más művelethez hasonlóan a szűrő a cellák kiválasztását igényli. Azonban nem kell kiválasztania az egész táblát adatokkal, csak jelölje meg a kívánt adatoszlop feletti sorokat. Ez nagyban növeli a szűrők használatának kényelmét.
Miután kiválasztotta a cellákat, a Home (Kezdőlap) lapon kattintson a Sort and Filter (Rendezés és szűrés) gombra, majd válassza a Filter (Szűrő) parancsot (lásd 29. ábra).
29. ábra - Szűrők létrehozása
A cellák most legördülő listákká válnak, ahol meg lehet adni a kiválasztási paramétereket. Például keresünk minden hivatkozást az Intelre az oszlopban Az áruk megnevezése. Ehhez válassza ki a Szövegszűrőt Tartalom (lásd a 30. ábrát).
30. ábra - Szövegszűrő létrehozása
Ezután beírjuk a keresett szót a megnyitott ablak megfelelő mezőjébe (lásd a 31. ábrát), majd kattintsunk az OK gombra. A táblázat csak azokat a sorokat jeleníti meg, amelyek tartalmazzák a szükséges információkat.
31. ábra - Szűrő létrehozása a szó szerint
Azonban sokkal gyorsabb, ha ugyanazt a hatást érjük el, ha egy szót írunk a 30. oldalon bemutatott helyi menü Keresési mezőjében. Miért hívunk egy további ablakot? Hasznos, ha több beállítást kíván megadni a kiválasztáshoz, vagy más szűrési opciókat választ (nem tartalmazza a., A Start ..., a végét ...).
Numerikus adatokhoz más paraméterek állnak rendelkezésre (lásd: 32. ábra). Például a 10 legnagyobb vagy 7 legalacsonyabb érték közül választhat (a szám konfigurálható).
32. ábra - Számszűrők
Az Excel szűrők meglehetősen gazdag funkciókkal rendelkeznek, összehasonlítva a SELECT lekérdezéssel az adatbázis-kezelő rendszerekben (DBMS).
Az információs görbék megjelenítése
Infobox létrehozásához kattintson az Infra-Curve blokk egyik gombjára a Beszúrás lapon (lásd: 34. ábra), majd adja meg a felépíteni kívánt cellák tartományát.
34. ábra - Az infokusz behelyezése