Hogyan kell dolgozni egy nagy mennyiségű információval, előfizetői kérdésekkel, a magazin "A titkár és a
Munkám az információhoz kapcsolódik. Néha azt az érzést kapom, hogy szó szerint belefulladok benne, túlárad. Hogyan lehet megbirkózni a növekvő információáramlással és megtanulni kezelni?
Néhány tippet ajánljuk figyelmébe, amelyek segítenek Önnek abban, hogy ne fulladjon bele az információ tengerébe. Minden ember munkája során különleges stílust alakít ki, saját munkamódszerét. Sokféleképpen függ egy személy természetétől vagy szokásaitól. Vannak olyan emberek, akik pedánsok, óvatosan tervezik a tervüket és módszeresen végrehajtják azokat, kevésbé pontosak, szereti megoldani a problémáikat egy győztes támadással. Nem hasonlítjuk össze őket - minden meghatározza az eredményt.
De mégis, ha a hosszú távú és költséges projektekért felelős, akkor biztosnak kell benne, hogy minden simán megy.
A nyertes ajánlattevő fizette a szerződéses tartozását, feltéve pontosan a szerződésben meghatározott felszerelést, és a vendégeket pontosan azon számokba helyezték, amelyeket felvetett.
Annak érdekében, hogy ezt az eredményt, meg kell tanulni, dolgozni információk áramlásának irányítására, hogy minél több információt, mint amire szüksége van, és a „archív” valóban értékes dokumentumok, és nem kell ásni alól a rakás felesleges papírok . Be kell építeni a munkamódszert az információval, és követni kell azt.
Talán az a tanács, amely segít egy embernek, nem illeszkedik a másikba. De két univerzális szabály van mindenkinek.
Először is, az információkezelés rendszerének kényelmesebbnek kell lennie az Ön számára, aki azt használja.
Amikor kiválasztja az információkezelés optimális módját, ne feledkezzen meg a szervezet vagy a saját részlegében alkalmazott műszaki követelményekről.
Másodszor, az új módszertannak nemcsak az információ optimális tárolását és visszakeresését kell biztosítania. Olyan eljárásokat kell tartalmaznia, amelyek egyszerűsítik munkáját. És ez nem feltétlenül szükséges ahhoz, hogy drága szoftvereket vásároljunk, új felszerelést vásároljunk, és általában költözzünk be kiadásokat. Kezdje kicsi. Az információs problémák megoldásának módjai gyakran olyan régi, látszólag ismerős megoldásokban léteznek, amelyeket csak új feladatokhoz kell igazítani.
Például, az egyes projektekhez tartozó új dokumentáció elindítása helyett készítsen tipikus dokumentum sablont a számítógépen, beleértve a szabványos prezentációkra, szállodai megállapodásokra, ebédmenük stb.
Dokumentálja az összes eljárást. Akkor semmi sem fog elveszni és elvész. Ha van nyilvántartás arról, hogy hol tárolják ezeket a dokumentumokat vagy más dokumentumokat, és a papírok rendben vannak, akkor a kollégája hiányában könnyen megtalálhatja az Önnek szükséges információkat, és nem fogja felidézni a nyaralását.
Azok a titkárok, akiknek sok tapasztalata van az információval való együttműködésben, azt mondják, hogy ugyanilyen fontos a módja annak, hogy csökkentse a létrehozott információk mennyiségét. Ez lehetőséget ad arra, hogy könnyen kezelhesse.
Figyelembe véve a dokumentumokat. A számítógépen végzett munka megkönnyíti a dokumentáció kezelésének illúzióját. A gyakorlatban ez nem ellenőrzött növekedéséhez vezet. Létrehozhat számtalan elektronikus levelezést a levelek, megrendelések stb. dokumentumokat, és mentse el azokat az elnevezéseket, amelyek eljövendőek. Eredmény - egy év alatt nem tudod megjegyezni, hogy a megrendelés vagy a projekt melyik verziója volt az utolsó. Nos, ha van aláírt eredetire, és ha nem?
Próbálja meg pontosan kezelni az elektronikus információkat: felépíteni, jobb, ha a számítógépen lévő mappák szerkezete megegyezik a vállalati irodai munka szerkezetével. Hozzon létre egy bizonyos névadási rendszert a fájlokhoz. Ne hozza létre a dokumentum egynél több változatát, és adja meg a fájl nevét, amikor ezt az opciót létrehozta. A jóváhagyott dokumentumokat külön kell tartani.
Ha dolgozni kell a menedzser e-mailjével - válassza ki a szükséges betűket, jelölje meg az üzenetek fontos helyeit - nincs szükség minden egyes tevékenységről a főnökre, vagy külön dokumentum létrehozására. A cím feletti összes levélben elegendő, hogy a cselekményeket piros betűtípussal írja le.
Nem számít, hogyan döntesz munkádat információkkal, ezért ez nem egy pillanatig cseveg, csak az Ön által létrehozott rendszer fog működni. Sok szempontból meg kell változtatnod az életed módját. Készíts fegyelmezett és rendezett munkastílusot a szokásaid szerint.
A technológia nemcsak jó lehet, hanem válhat ... fejfájásként is. Sokan szembesültek azzal a problémával, hogy tanulmányozzanak egy új számítógépes programot vagy összetett technológiát, mint például egy modern multifunkciós irodai másoló. A fő probléma az, hogy ez a tevékenység gyakran elvonja a főbbektől. Ahelyett, hogy dolgozik, gondolkodik azon, hogy mit jelent ez vagy az a kulcs. Néha kiderül, hogy a program vagy eszköz olyan túlterhelt funkciókkal rendelkezik, hogy utasítások nélkül nem tudja elvégezni a legegyszerűbb műveletet sem. Természetesen, amikor a programot elsajátítják, minden könnyűnek bizonyul - de időt és idegeket töltöttél.
Ahhoz, hogy a technológia a maga számára működjön (ahelyett, hogy maga a technológia működne), fontos kiválasztani a megfelelő eszközt a munkához, és megtalálni a legmegfelelőbb módot a fejlett technológia alkalmazására. Így időt takarít meg (és még pénzt is), nem pedig egy új program megtanulására. Semmiképpen sem kell a divatba rohanni és a szoftverek legújabb verzióit felvenni, igyekezni az irodai eszközök gyors frissítéséhez. Kérem várjon. Beszélj a szakemberekkel - tudd meg, vannak-e új funkciók az új programokban, amelyek jelentősen leegyszerűsítik a munkáját és igazolják a tanulmányi időt. Ehhez próbálja meg pontosan meghatározni igényeit. Kommunikáljon szakértőkkel nem csak a munkahelyén, nézze meg az internetet.
Határozza meg a folyamatosan használt programokat, a leggyakrabban használt funkciókat. Miután elvégezte ezt, próbálja meg létrehozni sablonokat az ismétlődő műveletekhez és megszervezéséhez, hogy könnyen kezelhetők legyenek. Ezután, ha dokumentumokat kell létrehozni egy új projekthez, egyszerűen nyissa meg a sablon űrlapokat, és töltse ki őket.
Az időmegtakarítás másik módja, éppen ellenkezőleg: az alkalmazások alapos tanulmányozásába fektetni. Számos program, beleértve az adatbázisokat, mint például az Access vagy a Word, teljes körű használatával nagyban megkönnyítheti munkáját.
Lehetséges, hogy a már jól ismert programokban megtalálja a szükséges funkciókat, csak egy kicsit mélyebbre kell tanulmányoznod azokat.
Például sok szakmai rendszergazda Excel-t használ nem csak a számítások elvégzéséhez, hanem adatbázisként is. Ennek előnyei vannak - például, ha nem tanulmányozta az MS Access programot, de jól ismeri az Excel-t, már mentette az idejét.
Meg kell értékelnie a program minden előnyét és a tanulási folyamat összetettségét. Figyelembe kell venni az egyes programok jellemzőit
Tehát az Excel nagyon jó a számokkal való együttműködéshez, de nem alkalmas arra, hogy egy működő kapcsolattartót hozzon létre.
Az alábbi helyzetek gyakran felmerülnek: nem használsz egy bizonyos szoftver terméket a munkádban, de a menedzser kéri, hogy segítsen neki találni valamit ebben a programban, vagy működni benne.
Szánj időt a program tanulmányozására. Speciális tanfolyamokon vagy segítségnyújtás a cég informatikai részlegével. Bár rendszerint a második módszer kevésbé hatékony, hiszen az ilyen osztályok munkatársai között nagyon kevés beteg van, akik készek arra, hogy nyugodtan utasítsák az újonnan érkezetteket.
A munkában jelentős segítséget nyújt a speciális alkalmazások - az úgynevezett rekordkezelők -, akik képesek információt gyűjteni, függetlenül attól, hogy kézzel írt jegyzet, egy diktafonon szereplő bejegyzés, és egy Word-ben nyomtatott bekezdés. Ez a program típusa OneNote, Evernote, Golden Note. Lehetővé teszik, hogy összegyűjtsék a különböző munkahelyi megjegyzéseket. Természetesen időt kell töltenie a programba való bevezetésükre, de hosszú távon meg fogja menteni.
Sőt, gyakran előfordul, hogy például a fontos információt, hogy cherkanul megjegyezni, emlékszem, mikor és kinek csinálta, de nem emlékszem, ha hozta a Jegyzettömb (amely továbbra is az országban), a rögzített „a darab papír” vagy kimondott a felvevőhöz!
Az ilyen információk tárolása mellett ezek a programok, különösen a OneNote, információkat továbbítanak más alkalmazásoknak és fordítva. Például információt szerezhet a OneNote névjegyeiről, és átviheti az Outlook programba.
A OneNote programok segítenek az információk felépítésében és mindenekelőtt elkerülni egy nagyon komoly problémát: fontos adatok tárolása a különböző médiákon és különböző helyeken. Körülményes, ha arra kérik, hogy sürgősen készítsen egy dokumentumot a konferencia eredményeit, és rohan, hogy összegyűjtsék a darab papír, notebook, keresse kazettát, majd próbálja megjegyezni a sorrendet, amely az összes rögzített, stb Sokkal kényelmesebb az eseményt követően, amikor még mindig friss a memóriában, írja be a bejegyzéseket a számítógépbe.
Nehéz megváltoztatni a megtervezett munkastílusot, néha egyáltalán lehetetlen, de az információfeldolgozás szabályainak követése olyan szükséges, mint a forgalom szabályai! Végtére is ez biztosítja sikerünket az üzleti életben.
Beszámolók a jövőbeli kérdésekről