Elektronikus tanfolyam dou
6. téma: Az üzleti levelezés általános alapja.
A tanulmány célja: a hivatalos dokumentumok összeállításának és feldolgozásának sajátosságai; ismeri a hivatalos dokumentumok nyelvének és stílusának sajátosságait.
Tanulmányi kérdések:
1. Szolgáltatási levelezés a vállalaton belül.
2. Üzleti beszéd és nyelvtani jellemzői.
3. Dokumentumok logikus felépítése.
Szolgáltatási levelezés a vállalkozásnál.
A szervezet szervezeti levelezése bizonyos információk hordozója, és jogi dokumentum.
A levél általánosan elnevezett olyan dokumentumok esetében, amelyek tartalmilag eltérőek, postai úton, futárral, faxon, e-mailben stb. ajánlott.
A levél előkészítése a következő szakaszokat tartalmazza:
- az anyag anyagának vizsgálata;
- a szükséges információk összegyűjtése, beleértve az előző levelezésből;
- a levéltervezet elkészítése;
- projekt koordináció (ha szükséges);
- a fej aláírása.
A levélnek rendelkeznie kell a szükségesekkel:
Betűkben nem szerepel a dokumentumtípus neve, kivéve a garanciajegyet.
A levél szövegének tömörnek, következetesnek, meggyőzőnek és helyesnek kell lennie. Szükséges egy jóindulatú és udvarias hangzást betartani, a vezetői gyakorlatban kifejlesztett nyelvi formulák használatát. A levél szövege általában nem haladja meg az egy oldalt. A tényeket és eseményeket objektíven kell bemutatni, és a kérdés minden aspektusát kellő részletességgel, röviden és világosan ki kell emelni. A levelezés során a következő megjelenítési formákat használják:
- az első személytől egyedülálló (kérjük);
- az első személytől többes számú (kérjük);
- egy harmadik személytől egyedülálló (szervezeti felkérések);
- a többes személy harmadik személyétől (a munkaügyi kollektív kérdezi);
A kéréslevél minden adatról vagy szolgáltatásról információt kér. A levél a következő kifejezéseket használja:
- Kérjük, adja meg ...
- Kérjük, tüntesse fel az alábbi kérdéseket ...
A javaslati levél tartalmazza az együttműködési szándékot. A következő kifejezéseket használják:
- Kérem, hogy fejezze ki véleményét ...
- Arra kérem, hogy adjon utasításokat a fejlesztéshez ...
- Arra kérjük, hogy írja meg az írásos támogatást ...
- Reméljük a gyümölcsöző együttműködést ...
A kísérőlevél - tájékoztatja az e levélhez csatolt iratok vagy anyagi eszközök küldését. Általában a következő szavakkal kezdődik:
- Információk küldése ...
- Jóváhagyjuk ...
- Szakirodalmat küldünk ...
- Küldjük a tervet ...
Garanciajegyet tettek bizonyos ígéretek vagy feltételek megerősítésére, rendszerint a szervezet pecsétjével igazolják. A következő kifejezéseket tartalmazhatja:
- Fizetés garantált ...
- A szolgáltatások minősége garantált ...
- A vállalat garantálja ...
Megerősítő levelet küldünk a dokumentumok és az anyagértékek kézhezvételének megerősítésére. Szükség esetén a kapott dokumentumok és értékek rövid listája. A betű kulcsszava a "Megerősítés" szó.
Ezek a levelek így kezdődnek:
- Erősítse meg ...
- A szervezet megerősíti ...
- Hálával megerősítjük ...
Levél értesítés - jelentést tesz, vagy megerősíti mindent. Általában ezek a válaszok, és a következő szavakkal kezdődnek:
- Értesítjük ...
- Felhívjuk figyelmüket ...
- Értesítjük ...
- Kérjük, vegyen részt ...
- Meghívjuk Önt, hogy ...
- Kérjük, küldjön egy képviselőt ...
- Gratulálok ...
- Őszintén gratulálunk Önnek ...
Ezek a betűk bármilyen formátumban, bármilyen betűtípussal és színnel készíthetők.
A körlevél egy magasabb szervezet leveléből származik. Rendszerint adminisztratív jellegűek. A leveleket legalább 2 példányban adják ki.
Üzleti beszéd és nyelvtani jellemzői.
A hivatalos dokumentumok összeállításakor üzleti beszédet használnak, ami az irodalmi írásbeli beszéd egy formája. Az üzleti beszéd a jogok és hatáskörök igazolásának eszköze, a kölcsönös kötelezettségek megszilárdítása és az ezekből eredő következmények.
Az üzleti beszéd megkülönböztető, elsősorban az egyértelműség, pontosság, rövidség, szisztematikus.
A tisztaság egyszerű, érthető nyelv, anélkül, hogy kizárná a külföldi szavakat, a zsargont.
A rövidítés - a dokumentum tartalmának teljessége, valamint a prezentáció világossága és pontossága felesleges szavak, kifejezések és ismétlések nélkül valósul meg.
A dokumentumok bemutatásának rendszerezett - logikai sorrendje.
Az üzleti beszédnek megfelelő terminológiája van, amely a nemzetgazdaság különböző ágai számára különböző, hivatalos-üzleti stílust képezve. A kereskedelmi gyakorlatban a hivatalos-üzleti stílus kifejezés a hivatalos nyelvre, elsősorban szervezeti és adminisztratív dokumentumokra (megrendelések, megrendelések, protokollok, cselekmények stb.) Vonatkoznak. A kereskedelmi okmányok nyelve a másokkal összehasonlítva élesen szűkül a szóban forgó eszközök között: bizonyos nyelvészeti formák nagyfokú megismételhetősége a dokumentum szövegeinek egyes részeiben.
A hivatalos dokumentumok üzleti stílusának szükséges tulajdonságai: a teljesség és időszerűség, a formulák lakonizálása, a legális erőforrásokkal kapcsolatos információk rendkívül tiszta megítélése.
Üzleti beszéd alakul ki, figyelembe véve az üzleti kommunikáció etikájának követelményeit (etikett). Az üzleti etiketthez a dokumentumok megbízhatóak, objektívek és meggyőzőek. Pontosság a tények kiválasztásánál, különösen a helyzet értékelésénél az üzleti kapcsolatok konfliktus pillanatainak tükrében található dokumentációban. Ha például egy megtagadás iránti kérelmet nyújtanak be, meggyőző magyarázattal kell bírnia, az üzleti kapcsolatok lehetséges folytatásával.
Az üzleti etikett normája a dokumentumok bemutatásának semleges színtere. A személyes szubjektív pillanatot minimálisra kell csökkenteni. Ezért ezen kívül az üzleti kommunikáció szinonimák nyelvi eszközökkel, mindenekelőtt képez érzelmi és kifejező elszíneződés (főnevek és melléknevek a képzők szubjektív értékelés, indulatszavak).
Az üzleti kommunikáció során figyelembe kell venni kompatibilitását lexikális szavak (vezetői levél elő (nem írt), vagy irányított (nem küldött) megrovás - bejelentett megrovás - kiszabott, fizetés - set, stb)
Az üzleti beszéd kifejezésszerûen stabil, tele van kész formulákkal, stencilekkel, bélyegekkel. Ilyen meghal konstrukciók névadó elöljárók, motiváló hatás: a határozat szerint (rendelések, utasítások), összefüggésben a start (talán szükségesség), annak érdekében, hogy javítsák (korlátozások megtakarítás), stb Hasonló kifejezések (függetlenül attól, hogy tudatában vannak-e a beszélőnek vagy sem) gyakran elkezdik végrehajtani olyan kifejezések funkcióját, amelyek megfelelnek az adott adminisztratív helyzet sajátosságainak.
A mindennapi beszéd és még inkább a hivatalos levelezés nem ajánlott használni homályos szó a régi szláv eredetű és írószer elavult szavak kölcsönzött a szókincs a régi bürokrácia és a magán üzleti gyakorlat.
Például: ez tehát szükséges, hogy elkötelezzék, ilyen, stb, stb. Válasszák azokat a modern stílus szavakkal - ezért ezt elő kell állítani, például. Nagy figyelmet kell fordítani a megfelelő kombinációját szavak a mondatban, mint előfordulhat nonszensz, például: „Az illegális lopás az állami tulajdon” - nyilvánvaló, hogy a jogi kifosztás nem lehet; "A meglévő tapasztalatok cseréje megszervezett", természetesen, hogy ha nincs tapasztalat, akkor semmi nem osztható meg.
A verbális főnevek (észlelés, nem-benyújtás, összeállítás stb.) Használata elhomályosítja a beszéd jelentését. Ezért a verbális neveket helyettesíteni kell az igékkel, például: "Ha hiányosságot észlelnek az áruk szállítása során, szükség van elfogadási tanúsítvány elkészítésére." Miután a verbális főneveket az igével helyettesítjük, világosabb kifejezésre jutunk: "Ha hiány van az áru szállításában, akkor elfogadni egy elfogadási okiratot."
Egy üzleti beszédben elfogadhatatlan az exclamatív és a kérdéses mondatok iróniával, viccekkel és más érzelmekkel.
A dokumentumok logikus felépítése.
A szolgáltatási dokumentumok szövegének tartalmaznia kell a tartalom következetes bemutatásához szükséges logikai elemeket. A dokumentumok három logikai elemet különböztetnek meg - a következtetést, a bizonyítást és a bevezetést.
A levél üzleti része, amely tartalmazza a célja megfogalmazását, végkövetkeztetésnek számít. A következtetés a levél összes többi elemére vonatkozik, például:
A hivatalos levelezésben jobb, ha közvetlen, aktívabb következtetéseket alkalmazunk, amelyek határozottabb formában vannak.
Az igazolást a tények és érvek, bemutatva annak szükségességét, hogy teljesítik a követelményeket következtetések vonhatók le, például: „A felfedezés egy hiány a boltban 3-as szám szerint a fej volt az eredménye újrabesorolását, véleményünk szerint, nem zárja ki annak lehetőségét, hogy visszaélés sürgősen szükség van, hogy megtudja, a valódi oka a hiány ... Javaslom, hogy készítsen dokumentumfilm-ellenőrzést a boltban. "
A bizonyítékokban szereplő tényeket, érveket és megfontolásokat az ügy körülményeitől függően számos módon határozzák meg. Ebben az esetben nem szabad a végkövetkeztetésekkel ellentétes érvelésekre és érvekre hivatkozni.
Számos üzleti levél esetében bevezetésre van szükség. A bevezetésben meg kell adni a dokumentum indokait, röviden fel kell tüntetni a kiadvány történetét, szükség esetén az anyavállalatok irányelveiről. Bizonyos esetekben a bevezetés jelzi a levél és a korábban elküldött kapcsolat közötti kapcsolatot, például: