Dokumentumkezelési rendszer szabványosítása és egységesítése - stadopedia
A vezetői információk nagy része dokumentált. A vezetés nagyon folyamata a munkahelyzetek jelentős sokfélesége és megismételhetősége, valamint a vállalkozói akciók jellemzése. A dokumentáció fejlesztésének fő iránya az egységesítés és a szabványosítás.
Az egyesítés azt jelenti, hogy valamit hozunk egy egységes rendszerhez, formához, egységességhez.
Egyesítés benyújtott dokumentumok érdekében, hogy csökkentse a felhasznált dokumentumok kezelése, beírja a formák létrehozásáról egységes követelményeket regisztrációs létrehozott dokumentumokat a megoldás az azonos típusú feladatok, csökkentse költségeit előkészítése és feldolgozása a dokumentumok elérése információs adatbázis kompatibilitás létre különböző tevékenységi ágazatokban .
Egyszerűen szervezett, egymással összefüggő dokumentumok egy csoportja, amely egységes szabályok és követelmények alapján van kialakítva, és amelyeket egy bizonyos tevékenységi területen alkalmaznak, egy egységes dokumentációs rendszer (USD).
A szabványosítás lényege, hogy az általános és ismétlődő nyilvántartásba vételre vonatkozó eljárásnak megfelelően elfogadott dokumentumok kidolgozásához és végrehajtásához szükséges szabályok optimális szabályainak és követelményeinek megalkotását kötelezővé kell tenni. A fejlesztés eredményeit az államközi (GOST), az állami (GOST), az ipar (OST) szabványok és a vállalkozások, intézmények és szervezetek (STP) szabványok formájában állítják össze.
Az egységes dokumentumok kialakításának követelményei
1) A dokumentumok egységes formáit fejlesztik ki, amikor új mutatókra van szükség a vezetési problémák megoldásához. A mutatókat különböző dokumentumokban nem lehet másolni.
2) A nyomtatványok formanyomtatványait a minta formanyomtatvány alapján kell elkészíteni, amely a lap két oldalának racionális használatát figyelembe veszi a nyomtatott formák nyomtatványaihoz. A második és a következő oldalakat számozni kell. Az oldalszámok az arab számjegyek felső oldalának közepén jelennek meg.
3) A dokumentum formanyomtatványának lényegi részét a szabványnak megfelelően kell formázni. Lehetővé válik a dokumentum tartalmának megfogalmazása szöveg formájában.
4) Az egyesített formanyomtatványok megnevezéseinek meg kell felelniük az összes orosz minőségi műszaki és gazdasági információ (OKTEI) által elfogadott elnevezéseknek.
5) A grafikonok nevében, amelyekben kódokat kell megadni, fel kell tüntetni az alkalmazott osztályozók rövidített nevét vagy a számukra alkalmazott azonosítást.
6) A dokumentumok formanyomtatványainak állandó követelményei általában szabályozzák a változókat. Az első oszlop a táblázat az övezetben részleteit tartalmazó feldolgozandó útján számítástechnika kívül kell helyezni azonosítására, amikor belépnek a számítógép-CIÓ információs sorban elrendezve.
7) Ha a módszer ajánlott ellenőrző összeggel rekord checksums védelmére szánt információkat véletlenszerű hibák elterelje utolsó sorban az asztalra, és (vagy) a számláló, hogy megfeleljen a követelményeknek a számítástechnikai eszközök használt adatok feldolgozása.
8) A dokumentumok szövegére és bemutatására vonatkozó követelményeket a szervezeti és adminisztratív dokumentáció szabályozási dokumentuma határozza meg.
9) A dokumentumok formanyomtatványaiban szereplő szavak rövidítéseinek meg kell felelniük az OECD által elfogadott helyesírási és írásjelzési szabályoknak és rövidítéseknek.
Az egységesített dokumentumfajták osztályozása
- az Orosz Föderáció alanyai;
- az egyesületek, vállalkozások, szervezetek dokumentumait.