Miért ne hagyjon papírt nyilvántartás
Ha üzleti igényel papír dokumentumokat?
Először, amikor a szervezési és adminisztratív dokumentumokat. tevékenységét szabályozó vállalkozás: az alakuló dokumentumok, szerződések a vállalkozók, stb Az átmenet az elektronikus dokumentumkezelés a vállalkozók fokozatosan egyre népszerűbb, de a bíróság még nem mindig ismeri fel a legitimitását elektronikus szerződések és az elektronikus digitális aláírás (EDS). Jelenleg az elektronikus aláírás nem tartalmaz biometrikus adatokat, és nem véd a csalás, mert fel lehet használni egy idegen, így jogerőre az aláírt dokumentum. Ezért abban az esetben peres a hagyományos papír alapú dokumentum aláírása a fő bizonyíték a munkakörülmények, jogait és kötelezettségeit a felek.
Nyomtatás és szükség igénylő dokumentumok kötelező közokiratba. közjegyzői szolgáltatások EDS nem ritkák, de ezek drágábbak, mint máskor, és nem messze a közös minden városban.
Dokumentum szakember is még nem lehet teljesen lefordítva, elektronikus formában. Ezek közé tartozik a dokumentumok a kötelező tudatosság képzés személyi „kézzel”: a helyi rendeletek, utasítások; valamint igénylő dokumentumok lepecsételt a szervezet vagy személyzeti osztály (például munkáltatói igazolást, nyilatkozatot munka rekord kártya, a végzés másolatát, stb.) Minél több a személyzet a cég, annál nagyobb az összeg a személyzet bejegyzések ő tartani papíron.
Meg kell említeni a munkaszerződést. Jelenleg tervezet jogilag kötelező elektronikus munkaszerződés megkettőzése nélkül papíron, még fejlesztés alatt áll. Ez azt jelenti, hogy a kommunikáció a munkáltató és a munkavállaló a papíralapú munkaszerződés kötelező.
Szolgáltatásokat nyújtó társaságokkal a nyilvánosság számára. fenntartásához szükséges papír alapú dokumentum, amely biztosítja a jogi egyének jogait.
Bármilyen forgalmazás kialakítását igényli egy sor kapcsolódó dokumentumok a szervezet a szállítások. Abban az esetben ellenőrzi az áru a szállítás során, mivel nincs dokumentáció lehet jogellenesnek. Ezt követően a bizonyítás szabályait a vele és a jogi tisztaság is nagyon hosszú és költséges. Ugyancsak okirati bizonyíték további vizsgálatot igényelnek a helyzet a kár, hiány, elvesztése vagy ellopása esetén a rakomány.
Nem szabad elfelejteni az ellenőrzéseket a felügyeleti szervek. A legtöbb esetben a munkavállalók adóellenőrzés és nyugdíjpénztári fogják kérni, hogy a kinyomtatott elektronikus dokumentumok.
Tipikus szoftver kínál üzemeltetői elektronikus dokumentum nem mindig ad lehetőséget, hogy az elkészítéséhez szükséges dokumentumok egységes formája, teljes mértékben megfelelnek a követelményeknek a jogszabályokban. Továbbá, ez a szoftver nem támogatja a speciális formáit, a vonatkozó üzleti folyamatok a vállalat, és a bevezetése elektronikus dokumentum egyedi beállításait, szükség jelentős pénzügyi és időbeli költségeket. A kiélezett verseny az üzemeltetők között az ilyen szolgáltatások nem teszi lehetővé az ügyfelek szabadon küldeni a dokumentumot a különböző rendszerek közötti. Roaming van konfigurálva egy adott pár ügyfelek, ami szintén nagyon időigényes folyamat.
A fentiek alapján ez nem meglepő, hogy a legtöbb orosz cégek elfogadta a gyakorlat segítségével a vegyes - elektronikus és papír alapú dokumentum. Így kell minden üzlet a szervezet a sajtóközpont.
Megoldás A papír kérdések
Az előnye, hogy a modern nyomtatási technológia - sokoldalúságát. A gyártók a nyomtatók és többfunkciós orientált jelenlegi üzleti igények és a kínálat eszköz, amely felveszi a szigorú betartása érdekében a vállalat vagy egy szerkezeti egységet. Nem az utolsó tényező kiválasztásakor a megfelelő megoldás költséghatékony és lábnyom.
Nagy lépéseket, miközben javítja a sebességet csökkentve a nyomtatási költségek ért el az elmúlt években, a cég Ricoh. Ha az ipar átlagos költség monokróm nyomtatási A4 méretű 5,50-9,00 dörzsölje. (Minél kisebb a nyomtatási mennyiség, annál drágább), az új Ricoh nyomtatók és MFP-k csökkentik ezt a számot akár 2,70-5,00 dörzsölje. A nyomtatópatronok a szokásos kapacitást. És még ezt az összeget akkor akár 35%, ha használja a nagy kapacitású patron.
Például a kis nyomtatási mennyiség a legalkalmasabbak kompakt készülékek dolgozni magabiztosan kisszámú dokumentumok másolatait. Például a nyomtatók és MFP Ricoh SP 220Nw, SP 220SNw és SP 220SFNw eltérő, és szerény méretű, és a kényelem és a könnyű használat. Ezek kész együttműködni a telepítést követően, nem igényel speciális ismereteket, hogy fenntartsák és „mindenevő” - képes együttműködni a számítógépek minden gyártónak, tekintet nélkül az operációs rendszer és a mobil eszközök. Ezek az eszközök (mint a vonal a nyomtató és MFP és az MFP 4-1, ahol van is egy fax) lehetővé teszi, közel a nyomtatási igényeinek ilyen egység, mint a személyzet szolgáltatás, a cég Titkárság más részlegek, hogy rendszeresen dolgoznak papíralapú dokumentumokat. Célszerű használni a modell a sorozatban Ricoh SP 220 kis cégek, sőt az egyéni vállalkozók. Jelentős előnyt, akarat, három év garancia, ami bizonyítja a nagy megbízhatóságú eszközök.
Hogy oldja meg a problémákat, amelyek komoly szempontjából dokumentum, amely alkalmas Ricoh SP 325 sorozat készülékei olyan különbségek is, egy sor jellemzőjét, SP 325SDNw, SP 325SNw és SP 325SFNw képes teljes mértékben „közel” a szükségletek egy kis cég, vagy egy szerkezeti egység, amely az aktív, kapcsolódó ügyfélszolgálat. Számviteli, értékesítési, logisztikai, szolgáltató - ezek a struktúrák ideális minőséget SP 325 a teljesítmény, a rugalmas konfiguráció, képes nyomtatni a mobileszközökről, gyors digitalizálását többoldalas dokumentumok ADF használatakor. Többek között, a nemzetközi pénzügyi intézmények mindkét vonal képes a beszkennelt dokumentumokat egy mappába az FTP vagy az USB-stick.
Papírmunka nyilvántartás nem az eddig lehetséges. De ha 10 évvel ezelőtt, mentem dolgozni dokumentumokat egy üzleti teher, ma a kombináció előnye az elektronikus dokumentumkezelés és a képességeit a modern nyomtatási technológia lehetővé teszi, hogy megtalálja az optimális kevert oldatban a leghatékonyabb a vállalkozások számára.
Daria Kokin. Pénzügyi igazgató Kommunikációs Ügynökségek.