Hatékony tervezés - ülések
Gondos tervezés fontos, hogy egy üzleti találkozó eredményes. A következő a legfontosabb gyakorlati megfontolások és tippek, amelyek segítségével találkozót szervez megfelelően.
Az első és legfontosabb kérdés, amit fel kell tenned magadnak, mielőtt tervezni egy találkozót: „Milyen eredményeket várok el?”. Megérteni magát a választ, és írd le őket. Bármely olyan intézkedés kapcsán a következő találkozó, biztos, hogy ezt a kérdést.
A következő kérdés fontos a tervezés és az ülések szervezését: „Ki kell kérni, hogy ez a találkozó?”. Vannak emberek, akik nem érdekli a kérdés tárgyalt, vagy nem tudják, hogy hasznos hozzájárulás a vita ebben a szakaszban? Nincs szükség a hulladék az idejüket. Másrészt, talán megkérheted egy további személy, aki tud nyújtani néhány időszerű tisztázása, az ismeretek megosztása és tények első kézből, a témához kapcsolódó ügy?
Döntse el a méret a találkozó. Tekintettel arra, hogy céljait és a megjelentek névsorát, akkor jobb, hogy egy ülés egy formális vagy informális környezetben? Legyen nyitott vagy zárt? Vagy valami hasonló, hogy konferenciát több előadást? Szükség van, hogy tartsák be az egyes vállalati előírásoknak?
Ki vezeti az ülést? Van, vagy valaki más, az elnök az ülést meg kell adni megfelelő felhatalmazással és készségek a találkozót tartottak a tervek szerint. Ugyanakkor az elnök rendelkezik, hogy semleges marad, és nem uralni a többi találkozó résztvevői. Ő feladata -, hogy fenntartsák a tárgyalások hatékonyságát, és nem csak használja a hatáskörök ragaszkodnak az ő szempontjából, vagy egy terv. Hatékony elnök irányítja a vita pályára, fenntartani a konstruktív és pozitív légkörben, biztosítja, hogy senki sem meghiúsította és szabotálják az ülésen, és segít minden jelenlévő, hogy a maximális hozzájárulás a megoldás a problémára.
A következő lépés a tervezés találkozó lesz a választott helyen és időben. Természetesen azt szeretnénk, hogy egy találkozót, amikor minden tagja (vagy legalábbis a legtöbb) jöhet. Azonban figyelembe kell venni egyéb tényezőket. Van ugyanazon a napon, minden más ülésen vagy esemény lehet nyerni a figyelmet a gyűjtemény magad? Mi legyen a kívánt hangulatot és a hangulat a résztvevők? Különösen akkor jobb, ha nem tervez egy működő ülést szentelt fontos üzleti problémák hétfőn reggel és a délutáni órákban pénteken.
Ami a helyszínt az ülés, meg kell figyelni, hogy a következő adatokat:
- Minimum megszakítás és zavaró.
- Könnyű hozzáférés az összes források konkrét információkat, amelyekre szükség lehet az ülés alatt.
- Létrehozása élénk munkakörnyezet. Meg kell kerülni a túlzottan igényes és szórakoztató környezetben.
- Ésszerű költségek a találkozó, amely kapcsolatban áll a céljára és összefüggéseire.
Ebben a szakaszban a szervezet az ülés készen áll létrehozására és terjesztésére a napirend alapján a kívánt eredményt a vita.
Agenda - az egyik fő szükséges dokumentumok Értekezlettervezési. Meg kell egyértelműen és röviden le a találkozó célja a menetrend panel előadások és a vita a legfontosabb pontok, valamint azt az időkeretet. Transzfer a legfontosabb előadások és témák megvitatását a lista tetején.
A világos menetrendet egy időben közvetíteni minden résztvevő a találkozó több célt szolgál, mind az ülés előtt és alatt is. Az ülés előtt, ő segít a résztvevők készíteni. Még ha a meghívott nem kell semmilyen gyakorlati intézkedés a tudatos és tudatalatti vannak beállítva, hogy több produktív munka az ülés alatt. Közvetlenül jelzi a prioritásokat és időbeli korlátok a rendezvény ideje alatt napirendre. Ez egy nélkülözhetetlen eszköz, amely támogatja a koncentráció és a termelékenység az ülés alatt.