MIR kérdések és válaszok gyik MCS és megjegyzi, haccp manager
A mi elv alapján Document Management System a szervezetben?
Az ilyen feladatok dokumentum elválasztási gyakran használják a gyakorlatban:
- Ellenőrző példányt - egy referencia dokumentum alapján azt a többi példány;
- Felvett másolat - másolat ellenőrző példány; irányelveket, hogy azt mondják, hogy mit csinál - egy példányt a hitelesítő, űrlapok kitöltése nem másolatát a feljegyzéseket;
- Információ másolat általános útmutatásként ezek alapján nem lehet dönteni;
- Lemondás fokon - egy régi változata a dokumentum, meg kell semmisíteni, vagy izolálható a személyzet, hogy nem neki, még véletlen nem lehetett használni.
Továbbá az is szükséges, hogy minden dokumentumot egyértelműen azonosíthatók (dokumentum-kód) és az adatokat tartalmaznak irányításához szükséges, például:
- dokumentum verzió
- Scope dokumentum
- Tényleges időpontja a dokumentum
- Tervezett időpontja felülvizsgálata a dokumentum
- Felelős frissítésével dokumentum
- Felelős a okirat letétbe
Ha a külső dokumentum, amely belép a szervezetnek már van egy kódot, azt kell kódolni?
Ez azért kívánatos, de nem szükséges. Ie dokumentum egy külső és egy belső kódot kódot. Például, ha kap egy levelet a külföldi cégtől érdemes száma kimenő dokumentumok birtokukban. Te fel a számot a bejövő dokumentumot a maguk számára. Általános gyakorlat, hogy a Hivatal (ügyvezető az ügyek titkára). De ha a szervezet képes kezelni a beérkező dokumentumok alapján külső kódok -, akkor nem lehet kódot.
Milyen alapon kell kódolnom dokumentumokat?
Kódolása dokumentumok alapja lehet:
- Az üzleti folyamatok - folyamatok előre kell prokodirovany;
- Szobaegységet - egységek, amelyeket meg kell prokodirovany; dokumentumokat, amelyek nem kapcsolódnak a MIR úgy prokodirovany alapuló egység kódokat dolgozni velük;
- Standard szoba pont;
- A szerkezet a dokumentáció - az összes dokumentációt a szervezet kell osztani csoportok és podrugruppy.
Miért van szükség a kódoló dokumentumok a szervezet?
Van egy szabványos / manuális kódolás szabályait MIR dokumentumokat?
Ez nem egy hivatalos szabvány. Az ISO 9001, van egy követelmény: A dokumentum egyértelműen azonosíthatónak kell lennie. Mindent.
Hogy ez hogyan érhető el - magánügy a szervezet. Sőt, nem feltétlenül kódolnak. Ha a szervezet kényelmesen szabályozható a dokumentumok neveit nélkül kódok - is megengedett. A másik dolog, ha a dokumentumok több mint 10 vagy 20, nehéz megtenni anélkül, hogy kódokat. De ez egy személyes választás a szervezet minőségbiztosítási rendszert valósít meg.
Személyes tapasztalat: a szervezet esetek 98% -ában a dokumentumok vannak kódolva.
Kódolás lehet tenni:
- A folyamatot. Folyamatok vannak számozva, és az összes olyan dokumentumot, amely velük, részét képezik a folyamat a szobaszám.
- A standard elemet. Ie mit dokumentum lezárja a követelmény a standard, ezt a kódot és a kód szerepel a dokumentumban. Például, legfőképpen módszerek, amelyek leírják a menedzsment dokumentáció van a szobájukban 4,2 (ISO 9001, 4.2 Dokumentációs követelmények).
- Folyamatos számozás kódok valamennyi dokumentum: 1,2, 3, 4 ....
kódolási elv nem fontos. A fő rendszer létrehozása, és ragaszkodni hozzá.
Ki a mester példányát a jogosult a vállalati szabvány (STP)?
Ki a mester példányát a jogosult vállalati szabvány? A Can felelős szolgálat a folyamat az ellenőrző példány STP? Vagy ez feltétlenül szükséges, hogy az osztály, amelynek feladata végrehajtása és nyomon követése a működését a MIR-ben az ellenőrző példány STP?
Ez a kérdés nem szabályozzák az ISO. mérvadónak tartó bárki lehetne. ameddig kényelmes volt a vállalkozás.
Gyakorlati szempontból tudom ajánlani a következő: Ha a szolgáltatás nagyon tudatos, lehetséges, hogy a dokumentumok másolatait, hogy ellenőrizzék, ha nem -, akkor a központosított.
A vállalatok számára ez nem fontos, aki folyton ellenőrző példányt, és aki felelős annak relevanciáját!
Milyen szakaszok lehet használni a szokásos vállalati „A dokumentumok kezelése”?
Használja valaki anélkül, hogy alapos írásbeli szabályozás „átfedésben” a helyi körülmények nem ajánlott.
Egy példa az egyik megvalósítási módja szerint a dokumentum szerkezetét:
- Leírás az üzleti folyamat
- Módszertan az üzleti folyamatok
- A dokumentumok szervezése
- Felelős felügyelet
- Azonosítása a dokumentumok és feljegyzések
- bizonylatstátus
- belső dokumentum menedzsment
- A nyilvántartásra
- Fejlesztés egy új szabályozó dokumentum
- Dokumentumok kiosztása
- módosítások
- Ellenőrző és rögzített esetekben
- szervezési és adminisztrációs dokumentumok a Hatóság (OSA)
- Az új OPD
- Input Document Management
- harmonizációja az OSA
- Végrehajtásának figyelemmel kísérése dokumentumok
- Eljárás a forgalmazási és másolás
- Formation ügyek mappa
- Előkészítése dokumentumok átadása az archívumban
- külső rendelkezések Management
Hogyan kell felhívni a kapcsolatot a szabvány?
Hogyan módosítja a dokumentációt?
Amennyiben a személyzet kissé növekedett megváltozott struktúráját a vállalkozás, talált néhány ellentmondások a minőségirányítási rendszer dokumentációja, hogyan dokumentáljuk változások (sokan), vagy jobb, hogy a 2. kiadás bizonyos dokumentumokat? Muszáj, hogy adja meg a változásokat?
dokumentációs rendszer tükröznie kell a változásokat, amelyek előfordulnak a vállalkozás.
Ha komoly változásokat, és ezek befolyásolják a munkák végzéséhez, újraelosztása hatalmak bevezetett új funkciók a dolgozók, ilyen esetekben célszerű, hogy a változások azonnal a dokumentumot, és hogy megismertessék velük az emberek.
Hogyan lehet változtatni?
Bizonyított ESKD, a szovjet rendszer: a fő dokumentum nem változik, vagy változik, csak a „ötéves terv”, és tett változtatásokat - ragasztott, áthúzott, fit, akkor megy változtatni változtatni. A rendszer vizsgált évben. Mennyire hatékony ez? Kérdésre.
Amennyiben a dokumentumok kis- és sok módosítást, akkor a legjobb, hogy a következő kiadás a dokumentum - Editorial №1, №2, stb
Ha sok változás a szövegben, akkor nem látja értelme írni „itt módosíthatja itt és a változás ott a változás.”
Ha a fő szöveg a dokumentum nincs változás, és van egy új elemet vagy elemeket a meglévő bekezdéssel egészül ki, akkor a gondos olvasata a személyi változások, akkor jobb, hogy jelölje meg a megfelelő helyekre. A minőségbiztosítási rendszer dokumentációjának ajánlott levelet a következő szabály: „A változások a dokumentumot jelöli szilárd jellemző a bal oldalon”.
Muszáj, hogy adja meg a változásokat?
szükséges, mert ez közvetlen követelménye a szabvány. Minden változás, hogy szolgálja, készülnek, regisztrálni kell. Leggyakrabban ez történik a pályázatok benyújtására a változások és a bejegyzésre a változásokat. magazin formában lehet küldeni. Kapcsolat.